Việc một số cơ quan Nhà nước yêu cầu người dân cung cấp bản photo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) trong khuôn khổ Chiến dịch 90 ngày làm sạch dữ liệu đất đai đang tạo ra một nghịch lý lớn: hành động này không chỉ trái với quy định pháp luật hiện hành mà còn đi ngược lại tinh thần cải cách hành chính và chuyển đổi số quốc gia.
Chiến dịch 90 ngày và nền tảng chuyển đổi số đất đai
Từ ngày 1.9 đến 30.11.2025, Hà Nội triển khai Chiến dịch 90 ngày nhằm làm sạch và làm giàu dữ liệu đất đai. Đây là một cơ hội then chốt để giải quyết tình trạng dữ liệu rời rạc, thiếu thống nhất, đặt nền móng vững chắc cho quản lý đất đai hiệu quả và minh bạch hơn.
Làm sạch dữ liệu đất đai mang lại nhiều lợi ích chiến lược:
- Hoàn thiện hồ sơ pháp lý, phát hiện và chỉnh lý kịp thời các sai sót về thông tin chủ sử dụng và biến động đất đai.
- Tạo công cụ quản lý và giám sát hiệu quả, phục vụ công tác định giá đất, thu thuế và quy hoạch.
- Là điều kiện tiên quyết để vận hành Chính phủ điện tử, cho phép người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến mà không cần giấy tờ vật lý (theo tinh thần Điều 5 Nghị định 45/2020/NĐ-CP).
Đặc biệt, Khoản 5, Điều 166 Luật Đất đai 2024 đã quy định rõ: dữ liệu đất đai điện tử có giá trị pháp lý tương đương như hồ sơ giấy, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho quá trình số hóa toàn diện.
Nghịch lý: đòi hỏi tài liệu đã số hóa
Mặc dù mục tiêu của chiến dịch là chuyển đổi số, thực tế tại một số phường, xã ở Hà Nội vẫn xảy ra tình trạng cán bộ yêu cầu người dân photo sổ đỏ. Đây là một thủ tục lỗi thời và lặp lại công việc mà cơ quan Nhà nước lẽ ra đã phải hoàn thành, hoàn toàn trái với tinh thần cốt lõi của “Chính phủ số – một lần nộp, suốt đời dùng.”
Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu đất đai là một bước ngoặt cải cách hành chính nhằm giảm chi phí, minh bạch thông tin và tạo thuận lợi tối đa cho người dân. Yêu cầu bản photo sổ đỏ không chỉ gây phiền hà mà còn vi phạm nghiêm trọng các quy định về việc khai thác và sử dụng dữ liệu số.
Khóa chặt hành vi đòi bản photo: quy định của pháp luật
Pháp luật hiện hành đã quy định rõ trách nhiệm của cơ quan Nhà nước trong việc lưu trữ bản số của sổ đỏ, và cấm tuyệt đối việc yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ đã có trong hệ thống.
1. Trách nhiệm của cơ quan quản lý đất đai:
-
- Luật Đất đai 2024 (Khoản 2 Điều 129): Hồ sơ địa chính dạng số phải bao gồm bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Thông tư 10/2024 của Bộ Tài nguyên và Môi trường (nay là Bộ Nông nghiệp và Môi trường – Điều 18, 42): Văn phòng Đăng ký đất đai có trách nhiệm quét (scan) và lưu trữ bản điện tử ngay khi thực hiện cấp, cấp đổi hoặc sao từ bản gốc, trước khi trao sổ cho người dân.
2. Các Nghị định cấm yêu cầu giấy tờ lặp lại:
Các văn bản pháp lý mới đã được ban hành để “khóa chặt” hành vi yêu cầu bản giấy khi dữ liệu đã được số hóa:
- Nghị định 45/2020/NĐ-CP: Cơ quan Nhà nước bắt buộc phải khai thác dữ liệu đã có, không được phép yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin.
- Nghị định 118/2025/NĐ-CP: Cán bộ bị cấm tuyệt đối yêu cầu người dân “khai lại, nộp lại hồ sơ, giấy tờ” đã tồn tại trong hệ thống (Điều 17, điểm i khoản 1 Điều 5).
- Nghị định 192/2025/NĐ-CP: Cơ quan Nhà nước không được tự ý đặt thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định pháp luật (điểm b khoản 1 Điều 4).
Theo đó, nếu dữ liệu Giấy chứng nhận đã được nhập vào cơ sở dữ liệu đất đai, cán bộ phải tra cứu trực tiếp trên hệ thống. Mọi hành vi đòi bản photo là vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý kỷ luật nếu gây phiền hà cho người dân.
Quy trình đúng luật khi dữ liệu chưa được số hóa
Trong trường hợp dữ liệu sổ đỏ của người dân chưa được số hóa (hồ sơ cũ), cơ quan Nhà nước vẫn không được yêu cầu bản photo.
Luật Đất đai 2024 (Điều 256) và Thông tư 10/2024 (Điều 18, 42) quy định rõ: đối với hồ sơ cũ, Văn phòng đăng ký đất đai phải tự thực hiện việc quét từ bản gốc để bổ sung vào hệ thống. Trách nhiệm này hoàn toàn thuộc về cơ quan quản lý, không phải là trách nhiệm của người dân.
Quy trình đúng luật để số hóa hồ sơ cũ chỉ gồm 3 bước đơn giản:
- Người dân mang sổ đỏ bản gốc đến cơ quan tiếp nhận.
- Cán bộ kiểm tra, quét (scan) tài liệu gốc và ký số bản PDF ngay tại quầy.
- Trả lại bản gốc cho người dân và lưu bản điện tử vào hệ thống.
Vì sao bản photo không có giá trị?
Việc đòi hỏi bản photo là một thói quen hành chính cũ cần được chấm dứt vì những lý do sau:
- Thiếu tính pháp lý: Bản photo không có giá trị pháp lý chính thức. Bất kỳ bản photo nào cũng cần được đối chiếu lại với bản gốc. Ngược lại, bản scan có ký số mới được công nhận là dữ liệu chính thức theo quy định về dữ liệu điện tử.
- Tốn thời gian và kém hiệu quả: Việc đối chiếu bản photo với bản gốc tốn kém thời gian hơn nhiều so với việc cán bộ thực hiện thao tác scan và ký số trực tiếp.
Nếu địa phương thiếu thiết bị phục vụ việc quét tài liệu, pháp luật cho phép cơ quan Nhà nước ủy quyền dịch vụ số hóa tại chỗ (Khoản 2 Điều 18 Thông tư 10/2024). Cán bộ có thể hẹn người dân đến một lần duy nhất, nhưng không được phép yêu cầu người dân tự đi photo hay công chứng.
Tóm lại, pháp luật đã tạo hành lang rõ ràng: khi dữ liệu đã số hóa, cơ quan Nhà nước phải sử dụng dữ liệu số; khi dữ liệu chưa có, cơ quan phải tự thực hiện số hóa từ bản gốc. Đã đến lúc chấm dứt triệt để thói quen đòi bản photo để hướng tới một nền hành chính công minh bạch, phục vụ và lấy người dân làm trung tâm./.
ABALAW
